행정전화 녹음시스템 운영·관리 방침

제1조(목적)

이 규정은 행정전화 녹음시스템의 운영에 필요한 사항을 규정함으로써 공공서비스의 개선과 민원 처리 담당자 보호 및 민원인과의 분쟁을 해결하고 녹음정보의 부정 사용을 방지하기 위함을 목적으로 한다.

제2조(정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. 1“사용자”란 행정전화를 매개로 한 송신인과 수신인으로서 다음 각 목의 사람을 말한다.
   가. 소속직원: 거창군(이하 “군”이라 한다) 소속의 공무원, 청원경찰, 공무직근로자, 기간제 근로자 등을 말한다.
   나. 소속직원과 행정전화를 매개로 통화한 상대방
2. 2 “녹음시스템”이란 행정전화에 의한 사용자 간의 통화내용을 저장할 수 있는 기계장치를 말한다.
3. 3 “전수녹음”란 녹음 안내를 사전 고지 후 전화가 연결되며 모든 통화내역을 자동으로 녹음하는 것을 말한다.
4. 4 “녹음정보”란 녹음시스템을 통해 사용자 간의 통화내용이 녹음된 음성파일을 말한다.
5. 5“통화기록”이란 녹음시스템을 통해 저장된 음성파일 외 통화 시각, 발신·수신 전화번호, 통화 시간 등의 데이터를 말한다.
6. 6 “녹음시스템사용자”란 녹음시스템이 있는 행정전화를 사용하고 있는 소속직원을 말한다.
7. 7“관리부서”란 녹음시스템의 운영과 녹음정보를 관리하는 부서를 말한다.
8. 8 “사용부서”란 녹음시스템을 사용하여 녹음정보가 발생한 부서를 말한다.

제3조(적용 대상)

이 규정은 행정전화를 사용하는 「거창군 행정기구와 정원 조례」에 따른 군 본청, 직속기관, 사업소 및 하부행정기관에 적용한다.

제4조(녹음시스템의 설치장소)

본청 통신실 내에 녹음시스템을 설치하여 운영한다.

제5조(책임자 및 관리자 지정)

녹음시스템 책임자 및 관리자를 다음 각 호와 같이 지정한다.

1. 녹음시스템 정책임자: 관리부서의 장
2.녹음시스템 부책임자 및 관리자: 녹음시스템 업무담당 공무원 중에 관리 부서의 장이 지명한 사람

제6조(녹음 시 사전고지)

녹음시스템사용자는 녹음을 하고자 할 때에는 통화상대자에게 녹음함을 고지해야 한다. 이 경우 고지 내용은 음성자동응답장치로 사전고지할 수 있다.

제7조(사용자 권리)

사용자는 자신의 녹음정보 처리 여부를 확인하고 녹음정보에 대하여 열람을 요구할 권리를 가진다.

제8조(정보제공 및 절차)

1. 1녹음정보는 녹음시스템의 설치 목적 외의 용도로 활용되거나 타인에게 열람, 제공해서는 안된다.
2. 2제1항에도 불구하고 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우는 예외로 한다.
   1. 녹음시스템사용자로부터 별도의 동의를 받은 경우
   2. 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우
   3. 명백히 녹음시스템사용자 또는 제3자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 필요하다고 인정되는 경우
   4. 녹음정보를 목적 외의 용도로 이용하거나 이를 제3자에게 제공하지 아니하면 다른 법률에서 정하는 소관 업무를 수행할 수 없는 경우로서 「개인정보 보호법」에 따른 개인정보보호위원회의 심의ㆍ의결을 거친 경우
   5. 조약, 그 밖의 국제협정의 이행을 위하여 외국정부 또는 국제기구에 제공하기 위하여 필요한 경우
   6. 범죄의 수사와 공소의 제기 및 유지를 위하여 필요한 경우
   7. 법원의 재판업무 수행을 위하여 필요한 경우
   8. 형(刑) 및 감호, 보호처분의 집행을 위하여 필요한 경우
   9. 공중위생 등 공공의 안전과 안녕을 위하여 긴급히 필요한 경우
3. 3제1항 각 호에 따라 녹음정보를 열람하거나 제공받고자 하는 녹음시스템사용자는 별지 제1호서식 행정전화 녹음정보 신청서를 관리부서의 장에게 제출하여야 하고, 관리부서의 장이 승인하는 경우 별지 제2호서식 행정전화 녹음정보 인계·인수증을 받아 녹음정보를 열람하거나 제공받을 수 있다.
4. 4녹음정보를 제공받은 자는 신청 목적을 달성한 경우 즉시 파기해야하며, 제공받은 날부터 30일 이내에 녹음정보가 복구 및 재생되지 않도록 파기하고 별지 제3호서식 행정전화 녹음정보 활용 및 파기 결과 통보서를 관리부서의 장에게 제출해야 한다.
5. 5관리부서의 장은 제2항에 따라 녹음정보를 제공하는 경우 별지 제4호서식 행정전화 녹음정보 관리대장을 작성하여 보관해야 한다. 다만, 전자문서시스템에서 처리한 것은 작성을 생략할 수 있다.

제9조(녹음정보 관리)

1. 1녹음시스템에 저장된 녹음정보의 보유기간은 365일로 한다. 다만, 사용자가 별지 제3호서식 행정전화 녹음정보 활용 및 파기 결과 통보서를 제출하여 녹음정보의 보유기간을 연장 신청한 경우에는 해당 녹음정보를 녹음시스템 관리자의 업무용 컴퓨터에 저장할 수 있으며, 이 경우 관리자는 타인이 청취하지 못하도록 비밀번호 등을 부여하여 관리해야 한다.
2. 2관리부서의 장은 녹음시스템의 안전성을 확보하기 위하여 접근 권한을 최소한의 인원으로 제한하고, 녹음정보가 도난·누출되지 않도록 기술적·관리적 보호 조치를 마련하여야 한다.

제10조(통화기록 관리)

통화기록의 보유기간은 365일로 한다. 통화기록의 열람, 제공, 파기에 관한 구체적인 절차는 제8조 및 제9조를 준용한다.

제11조(녹음시스템 사용 제한)

관리부서의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 행위를 한 녹음시스템사용자에게 는 녹음시스템의 사용을 제한할 수 있으며, 제한하려는 경우에는 이를 서면으로 통지해야 한다.
1. 녹음정보의 관리를 소홀히 하여 타인에게 누출시킨 경우
2. 녹음 시 사전고지를 하지 않고 사용한 경우
3. 업무와 상관없이 개인적으로 부정하게 사용한 경우

제12조(비밀유지 의무)

녹음정보를 처리하거나 처리하였던 사람은 직무상 알게 된 녹음정보를 권한 없이 처리하거나 타인에게 제공하는 등 부당하게 사용해서는 안 된다.